Linzer „Aktenaffäre“: Kontrollamt konstatiert Compliance-Mängel

Für den Zeitraum 2010 bis 2017 stellten die Kontrolleure 2.153 verjährte Akten fest, bei 1.157 Akten war kein behördliches Handeln dokumentiert.

Wegen einer Aufstockung der Personalressourcen der Finanzpolizei ab Mitte 2015 stiegen die Anzeigen der Finanzpolizei von 2014 auf 2015 um 32 Prozent. Ab dem Jahre 2014 wurden Anzeigen signifikant öfter ohne erkennbares Verwaltungshandeln als verjährt eingestellt. Ab dem Jahre 2015 war eine Verschiebung zu jenen Gesetzen festzustellen, deren Verstöße überwiegend von der Finanzpolizei angezeigt wurden. Eine Bevorzugung von einzelnen Firmen war nicht erkennbar.

Kontrollmängel, kaum Überstunden, viele Fehlzeiten

Das Kontrollamt kritisiert folgende Mängel:

• Für das Entstehen der Schieflage waren Defizite in der organisatorischen, personellen und strategischen Führungsarbeit, fehlendes Risikomanagement und fehlendes Internes Kontrollsystem sowie die mangelhafte Sicherstellung der Compliance verantwortlich. Die Arbeits- und Ablauforganisation der Abteilung Verwaltungsstrafen weise wenig Struktur und Standardisierung auf.

• Die erhobenen Controlling-Daten waren nicht geeignet, Fehlentwicklungen aufzuzeigen, um frühzeitig gegensteuern zu können. Die bereits existierende Schieflage bis zur Anzeige der Finanzpolizei bei der Staatsanwaltschaft wurde von allen Beteiligten des Geschäftsbereichs völlig falsch eingeschätzt.

• In der Abteilung wurden nur wenige Überstunden geleistet. Die abteilungsspezifischen Abwesenheitstage lagen hingegen zum Teil deutlich über dem Durchschnitt des Magistrats.

• Noch im Dienstposten- und Stellenplan 2011 ist angeführt, dass der vorgesehene Personalstand erforderlich ist, um die zugewiesenen Aufgaben einwandfrei erledigen zu können. Bis 2017 wurden keine zusätzlichen Personalanforderungen gestellt.

• Eine adäquate und proaktive Einbindung der politischen Ebene in die zunehmend kritische Situation erfolgte in der Vergangenheit nicht.

Führung ausgetauscht

Zur Behebung der Organisations- und Führungsschwächen wurden seit 2017 bereits folgende Maßnahmen umgesetzt:

• Zur Aufarbeitung der Rückstände wurde der Personalstand erhöht.

• Zur Neustrukturierung der Abteilung wurden ein Organisationsentwickler und ein erfahrener Verwaltungsjurist bereitgestellt.

• Es ist ein Kontrollsystem installiert, das die Falleingänge dokumentiert und eine Überwachung der Erledigungen ermöglicht.

• Die operative Führungsebene wurde neu besetzt.

• Die Standardisierung der Arbeitsabläufe wurde präzisiert.

• Das EDV-System wurde im Hinblick auf Auswertbarkeit verbessert.

Alle weiteren Empfehlungen im Bericht des Kontrollamtes werden geprüft und nach Möglichkeit umgesetzt.

(Quelle: Magistrat der Landeshauptstadt Linz)

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