Broschüre: Tipps zum gesunden Umgang mit Multitasking

Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking gibt die Broschüre „Bitte nicht stören!“, die die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) jetzt veröffentlicht hat. Auf 40 Seiten gibt sie praktische Hinweise, was Unternehmen und Beschäftigte tun können, um die Arbeit stress- und störungsfreier bewältigen zu können.

Konzentration

Die beste Störung ist die, die gar nicht erst stattfindet. Lediglich Beschäftigte, die einer einfachen und monotonen Aufgabe nachgehen, empfinden Störungen im Arbeitsablauf als positiv. Wer jedoch bereits drei Minuten von hochkonzentrierter Arbeit abgelenkt wird, braucht anschließend allein zwei Minuten, um wieder auf dem Stand vor der Unterbrechung weiterarbeiten zu können. Das verlängert nicht nur die Bearbeitungszeit einer Aufgabe unnötig. Auch die Arbeitsergebnisse sind schlechter: Forscher der Universität Michigan haben herausgefunden, dass das menschliche Gehirn um 20 bis 40 Prozent weniger leistungsfähig ist, wenn parallel statt nacheinander gearbeitet wird. Und wer das Gefühl hat, seine Aufgaben wegen ständiger Unterbrechungen nicht mehr richtig erledigen zu können, empfindet Stress, der nachweislich als Risikofaktor für psychische Störungen und Erkrankungen gilt.

Autonomie

Die Forscher raten deshalb, dass der Arbeitende entscheidet, welche Aufgabe Vorrang hat. Muss die aktuelle Arbeit unbedingt vor der Fertigstellung unterbrochen werden wie beispielsweise in Krankenhäusern, dann helfen Notizzettel dabei, sich anschließend wieder problemlos in der alten Aufgabe zurechtzufinden. Außerdem sollten die Beschäftigten ihre Aufgabe nach Möglichkeit dort unterbrechen, wo es später leichter fällt weiterzuarbeiten. Das verringert die Wahrscheinlichkeit von anschließenden Fehlhandlungen. Um Überlastung vorzubeugen, ist es auch empfehlenswert, Kollegen um Hilfe zu bitten.

Am schlechtesten ist es, wenn die Arbeitenden versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Hier hat die Forschung gezeigt, dass mit Multitasking weder Zeit noch Aufwand gespart wird. Wer es dennoch so machen muss, dem empfiehlt die Broschüre eine ruhige Arbeitsweise und eine Orientierung an persönlichen Erfahrungen bei der Arbeit.

Kommunikation

Doch auch die Kollegen und Vorgesetzten können einiges tun: Meist wollen sie nur „kurz“ etwas fragen oder besprechen und meinen es nicht böse. Ein freundliches Gespräch kann dabei helfen, ihnen bewusst zu machen, wie störend das sein kann. Ein weiterer Grund für Unterbrechungen kann sein, dass zuvor Absprachen in Teamrunden oder zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem unvollständig oder missverständlich gewesen sind. Hier raten die Forscher zu klärenden Gesprächen darüber, wie genau Absprachen im Team sein sollten.

„Gesundheitszirkel“

Für den Fall, dass verschiedene Berufsgruppen und Fachbereiche zusammenarbeiten müssen, können „Gesundheitszirkel“ hilfreich sein. Dabei handelt es sich um einen strukturierten und festgelegten Austausch unter der Leitung eines geschulten externen Moderators. Was ein „Gesundheitszirkel“ wirksam gegen Arbeitsunterbrechungen machen kann, ist ebenfalls in der Broschüre der BAuA nachzulesen.

(PM, kp)

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