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Compliance-Schulungen durch E-Learning – Arbeitsrechtliche Grenzen

Der Einsatz elektronischer Medien in Compliance-Schulungen – sogenanntes E-Learning – wirft einige rechtliche Fragen auf. Was dürfen Arbeitgeber in diesem Zusammenhang, wozu sind Arbeitnehmer verpflichtet? Verantwortliche sollten bei der Umsetzung der E-Learning-Maßnahmen insbesondere die Rolle des Betriebsrats nicht unterschätzen und von Beginn an mitbedenken.
Von Mag. Wolfgang Kapek , Mag. Brigitte Sammer LL.M.
30. November 2014 / Erschienen in Compliance Praxis 4/2014, S. 26

Es ist mittlerweile gängige Praxis, dass die Mitarbeiterschulung als zentrales Element eines Compliance-Management-Systems („CMS“) angesehen wird. In diesem Zusammenhang bildet die Präsenzschulung noch immer eine grundlegende Art der Fortbildung. Zusätzlich wird immer häufiger – insbesondere zur Unterstützung und Ergänzung einerseits sowie auch zur Überprüfung des Erlernten andererseits – E-Learning eingesetzt, also die Vermittlung von Lerninhalten mit Hilfe elektronischer Medien.

In diesem Zusammenhang stellen sich Fragen nach den arbeitsrechtlichen Grenzen des Einsatzes von E-Learning, insbesondere im Zusammenhang mit CMS.

E-Learning in der Praxis

Um einen effizienten Nutzen der Compliance-Schulungen zu erreichen, ist eine bestmögliche Implementierung im Unternehmen notwendig. Der Schulungsinhalt wird dabei in der Regel auf die verschiedenen Positionen und Aufgaben der Mitarbeiter zugeschnitten. Dies soll einerseits den für die Wirksamkeit und die Zielerreichung des CMS erforderlichen Grad an Individualisierung sicherstellen, hat aber andererseits – wie zu zeigen sein wird – auch direkte Auswirkung auf die arbeitsrechtlichen Aspekte.

Die Praxis des E-Learnings hat nicht nur auf reiner Unternehmensebene Eingang in den Alltag gefunden, sondern durchaus auch auf „Branchenebene“:

So besteht etwa gemäß Abschlussprüfer-Qualitätssicherungsgesetz für Abschlussprüfer die Verpflichtung, sich regelmäßig fortzubilden. Als eine anerkannte Art dieses Erfordernisses wird das Absolvieren von Fernkursen via E-Learning genannt. Dabei muss ein Abschlusstest bestanden werden. Auch die österreichische Anwaltsakademie setzt auf E-Learning als Schulungsmaßnahme. In der Finanzverwaltung werden per E-Learning Kenntnisse für den Umgang mit Steuerdaten erlernt und auch die Akademie der Ärzte sieht diese Methode zur Weiterbildung für Mediziner mit abschließenden Tests vor. Dies alles ist nur eine Auswahl des bereits sehr breit gefächerten Einsatzes von E-Learning-Modulen.

Arbeitszeit oder Freizeitvergnügen?

In der Regel wird bei E-Learning-Modulen im Rahmen von CMS davon auszugehen sein, dass deren Absolvierung überwiegend im Interesse und auf Betreiben des Arbeitgebers erfolgt und nicht aufgrund einer freiwilligen Initiative des Arbeitnehmers. Es kann daher angenommen werden, dass solche E-Learning-Sessions im Rahmen der vereinbarten Arbeitszeit zu erfolgen haben bzw auf die Arbeitszeit anzurechnen sind. In diesem Sinne besteht eine Verpflichtung zur Absolvierung bzw Teilnahme auch nur im Rahmen der arbeitszeitrechtlichen Regelungen. Besteht die entsprechende vertragliche Grundlage, können dafür auch Überstunden angeordnet werden. Dies unter denselben Kriterien, unter denen sonst auch Überstundenarbeit geleistet werden muss.

Besteht eine Verpflichtung zur Teilnahme?

Die Pflicht zur Teilnahme an E-Learning-Einheiten kann sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben, wobei wohl in den seltensten Fällen entsprechende Regelungen enthalten sein werden. Dem Arbeitgeber steht jedoch ein allgemein anerkanntes Weisungsrecht zu, das grundsätzlich auch im Falle von Compliance-Schulungen zur Anwendung kommen kann.

Weisungen, die innerhalb der Aufgaben für den Arbeitnehmer liegen, können vom Arbeitgeber angeordnet werden. Diese Aufgaben ergeben sich aus Gesetz, kollektiven Rechtsquellen oder Arbeitsvertrag, einschließlich der wechselseitigen Fürsorgepflichten. Zu diesen Pflichten wird man regelmäßig auch betrieblich erforderliche Fort- und Weiterbildung zählen können. Compliance-Schulungen werden also nach diesem Kriterium zu beurteilen sein. Sind sie betrieblich erforderlich, ist wohl ein Weisungsrecht des Arbeitgebers gegeben.

Mitspracherechte des Betriebsrates

Zunächst ist der Betriebsrat gemäß Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) berechtigt, die Einhaltung jener Rechtsvorschriften zu überwachen, die Arbeitnehmer des Betriebes betreffen. Er hat also insbesondere die Möglichkeit, kollektiv angeordnete Maßnahmen auf deren jeweilige Rechtsgrundlage zu überprüfen und kann sich in diesem Sinne auch der Compliance-Maßnahmen und Schulungen annehmen. Darüber hinaus hat der Betriebsinhaber den Betriebsrat über geplante Maßnahmen der betrieblichen Berufsausbildung sowie der betrieblichen Schulung und Umschulung zum ehestmöglichen Zeitpunkt in Kenntnis zu setzen. Aus diesen Bestimmungen lassen sich entsprechende Informations- und Beratungsrechte ableiten. Damit im Zusammenhang steht aber auch die Frage, ob einerseits der Arbeitgeber für bestimmte Schulungsmaßnahmen im Rahmen des E-Learning-Modelles zwingend die Zustimmung des Betriebsrates benötigt, oder aber andererseits der Betriebsrat von sich aus den Abschluss einer Betriebsvereinbarung über bestimmte Maßnahmen verlangen kann.

Dazu im Einzelnen:

Berühren E-Learning-Module, insbesondere Tests, die Menschenwürde?

Die Einführung von Kontrollmaßnahmen und technischen Systemen zur Kontrolle von Arbeitnehmern unterliegen der erforderlichen Zustimmung des Betriebsrates (Betriebsvereinbarung), wenn durch diese Maßnahmen (Systeme) die Menschenwürde berührt wird. Als Beispiele für solche Maßnahmen können etwa ständige Videoüberwachung, Telefonabhöranlagen, Leibesvisitationen, einseitig durchsichtige Glasscheiben, allenfalls sogar eine elektronische Zeiterfassung (insbesondere mit Fingerprint) angesehen werden. Generell wird für das Berühren der Menschenwürde aber eine Maßnahme mit besonderer Intensität gefordert. Unter der Voraussetzung, dass E-Learning-Einheiten und entsprechende Tests nur in angemessenen Abständen und nicht täglich stattfinden, kann von einem Berühren der Menschenwürde wohl nicht gesprochen werden. Selbstverständlich ist dabei zu beachten, dass mit den entsprechenden Auswertungen sorgsam umgegangen wird. Das „Plakatieren“ von (insbesondere negativen) Testergebnissen am „Schwarzen Brett“ könnte hier selbstverständlich zu einer ganz anderen Beurteilung führen. Unter diesem Gesichtspunkt ist daher im Regelfall nicht von einer Verpflichtung zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung auszugehen.

Können Personaldatensysteme vorliegen?

Die Einführung von Systemen zur automationsunterstützten Ermittlung, Verarbeitung und Übermittlung von personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers, die über die Ermittlung von allgemeinen Angaben zur Person und fachlichen Voraussetzung hinausgehen, bedarf grundsätzlich der Zustimmung des Betriebsrats. Dies zumindest so weit, als die Verwendung dieser Daten über die Erfüllung von Verpflichtungen aus Gesetz, Kollektivvertrag oder Arbeitsvertrag hinausgehen.

In diesem Zusammenhang ist insbesondere von Bedeutung, dass entsprechende Systeme dann nicht zustimmungspflichtig sind, wenn es sich lediglich um Daten in Bezug auf die fachlichen Voraussetzungen handelt. Nach herrschender Meinung sind darunter nicht nur allgemeine fachliche Voraussetzungen, sondern auch jene Daten zu verstehen, die die fachliche Eignung des Arbeitnehmers für eine bestimmte Position oder Tätigkeit einschätzen. Dabei geht es durchaus auch um erst später zu erreichende Positionen. Soweit die entsprechenden E-Learning-Maßnahmen durch den jeweiligen fachlichen Einsatz des Mitarbeiters bedingt bzw gerechtfertigt sind, ist auf dieser Basis wohl ebenfalls keine Verpflichtung zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung gegeben.

Unzweifelhaft müssen etwa Vertriebsmitarbeiter eines Produktionsbetriebes hinsichtlich des Korruptionsstrafrechts sowie des Kartellrechts geschult werden. Ein entsprechender Informationsstand schützt sie selbst wie auch den Arbeitgeber vor Schaden. Solche Schulungen werden für administrative Mitarbeiter, die weder Kunden-, noch Lieferantenkontakt haben, möglicherweise nicht zu rechtfertigen sein. In der Praxis ist aber davon auszugehen, dass diese Schulungen ohnehin nur zielgerichtet erfolgen und nur jene Mitarbeiter dazu verpflichtet werden, für deren Tätigkeit sie tatsächlich von Relevanz sind.

E-Learning als System zur qualifizierten Mitarbeiterbeurteilung?

Auch die Einführung von Systemen zur Beurteilung von Arbeitnehmern des Betriebes unterliegt der zwingenden Mitbestimmung, sofern mit diesen Systemen Daten erhoben werden, die nicht durch die betriebliche Verwendung gerechtfertigt sind.

Im Wesentlichen wird sich auch hier die Frage stellen, ob die entsprechenden Schulungen und die damit gespeicherten Daten durch die betriebliche Verwendung gerechtfertigt sind. Es darf wohl als bekannt und anerkannt vorausgesetzt werden, dass CMS nur dann als „adäquat“ umgesetzt gelten, wenn auch entsprechende Schulungen von Mitarbeitern insbesondere über sensible Bereiche nachgewiesen werden können. Auf die entsprechenden Konsequenzen eines Fehlens solcher Nachweise im Zusammenhang mit der Verbandsverantwortlichkeit und auch kartellrechtlichen Fragestellungen braucht hier nur kurz hingewiesen zu werden. Die erforderliche Schulung von Mitarbeitern im Rahmen von CMS kann wohl auch aus der jeweiligen Verpflichtung der Leitungsorgane zur Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes abgeleitet werden. Wiederum besteht natürlich die Frage, ob die entsprechende Schulung für den jeweiligen Mitarbeiter bzw dessen Einsatzgebiet erforderlich war.

Aus all dem folgt, dass bei der Implementierung von E-Learning-Systemen natürlich die Grenzen des Arbeitsverfassungsgesetzes einzuhalten sind. Entweder sollten Betriebsvereinbarungen abgeschlossen werden, oder – falls nicht – sollte darauf geachtet werden, dass die entsprechenden bereits kurz dargelegten Rechtfertigungen tatsächlich gegeben sind. Der guten Ordnung halber sei erwähnt, dass Kontrollmaßnahmen, die die Menschenwürde berühren, in Betrieben ohne Betriebsrat nur mit einer einzelvertraglichen Zustimmung erlaubt wären.

Möglichkeiten des Betriebsrates

Betriebsvereinbarungen können über allgemeine Ordnungsvorschriften, die das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb regeln, abgeschlossen werden. Darüber hinaus können Art und Umfang der Teilnahme des Betriebsrates an der Verwaltung von betriebs- und unternehmenseigenen Schulungs-, Bildungs- und Wohlfahrtseinrichtungen Gegenstand einer Betriebsvereinbarung sein. Je nach Ausgestaltung der Schulungssysteme (oftmals werden die E-Learning-Module ja nur ein Teil davon sein), können sich hier durchaus Ansatzpunkte für den Betriebsrat ergeben, insbesondere einen dieser Tatbestände verwirklicht zu sehen. In diesem Fall kann der Betriebsrat den Abschluss einer Betriebsvereinbarung verlangen und bei Verweigerung durch den Arbeitgeber sogar über die Schlichtungsstelle erzwingen.

Sanktionen bei der Verweigerung der Teilnahme

Weigert sich ein Arbeitnehmer (beharrlich) einer Weisung des Arbeitgebers zu entsprechen, kann ein Verstoß vorliegen. Dies kann (allenfalls nach erforderlicher Abmahnung) den Arbeitgeber sogar zur Entlassung (sofortigen Auflösung des Arbeitsverhältnisses aus wichtigem Grund) berechtigen. Selbstverständlich ist hierbei immer abzuwägen, ob die entsprechende Verweigerung tatsächlich eine Weiterbeschäftigung des konkreten Arbeitnehmers unter den konkreten Umständen unzumutbar macht. Es kann dahingestellt bleiben, ob allenfalls auch durch die beharrliche Weigerung eine Vertrauensunwürdigkeit eingetreten sein kann, da dies dieselbe Konsequenz nach sich ziehen würde. Die konkreten Umstände sind immer im Einzelfall abzuwägen.

Auch hier wird es wiederum darauf ankommen, in welcher Funktion der Mitarbeiter eingesetzt ist und welche Bedeutung daher die konkrete Schulung für ihn selbst, insbesondere aber für mögliche Haftungsfolgen in Hinblick auf das Unternehmen hat bzw haben kann. Zu beachten ist aber, dass möglichst ein einheitliches System hinsichtlich der Erfassung von Verstößen und der entsprechenden raschen Sanktionierung gegeben ist, um nicht dem Vorwurf ausgesetzt zu sein, bestimmtes Fehlverhalten zu tolerieren. Dies könnte zu einem Verwirken von entsprechenden Arbeitgeberrechten führen.

Kontinuierliches Nichtbestehen von Tests

Besteht ein Mitarbeiter erforderliche Tests kontinuierlich nicht, kann eine Unfähigkeit zur Leistung der angemessenen Dienste vorliegen. Natürlich kommt es auch hier wieder auf die Umstände des Einzelfalles, insbesondere den konkreten Einsatz und die konkrete Schulung an.

Bewusstes „Manipulieren“ oder „Betrügen“ des Systems

Nimmt ein Mitarbeiter zwar an den Schulungen teil, manipuliert aber die Testergebnisse oder betrügt („schummelt“) bei den entsprechenden Prüfungen, kann sowohl Untreue im Dienst, als auch eine Vertrauensunwürdigkeit vorliegen, was wiederum zur Möglichkeit der sofortigen Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber führen kann.

Zu beachten ist in all diesen Fällen, dass ein „straffes“ Organisationssystem zu implementieren ist und auch eine kurzfristige Benachrichtigung über Fehlverhalten an entscheidungsbefugte Organe zu erfolgen hat. Es kann immer nur sehr kurzfristig („unverzüglich“ – dies kann im Extremfall nur wenige Stunden bedeuten, im Regelfall nicht mehr als ein bis zwei Tage) mit scharfen Sanktionen, wie einer Entlassung, reagiert werden. Bleibt der Arbeitgeber länger untätig, hat er üblicherweise zum Ausdruck gebracht, dass er das Fehlverhalten duldet. Ein solches Fehlverhalten kann später nicht aufgegriffen werden.

Fazit

E-Learning wird im Rahmen von CMS immer selbstverständlicher, dennoch sollte im Vorfeld genau überprüft werden, ob dessen Anwendung tatsächlich zulässig ist.

Autoren

Mag. Wolfgang Kapek

Mag. Wolfgang Kapek ist Partner, CEE Co-Head of Compliance und CEE Head of Employment bei Taylor Wessing.

Mag. Brigitte Sammer LL.M.

Mag. Brigitte Sammer, LL.M. ist Partner bei Taylor Wessing in Wien und Mitglied des Employment Teams.