US-Justizministerium publiziert Fragebogen zur Evaluation von CMS
06. März 2017
Ein Manuel der US-Generalstaatsanwälte (United States Attorney’s Manual) beschreibt konkrete Faktoren, die Staatsanwälte in den USA beachten sollen, wenn sie Ermittlungen gegen ein Unternehmen führen und entscheiden müssen, ob sie Anklage erheben oder einen Vergleich bzw. andere Vereinbarungen anstreben.
Zu diesen Faktoren, die in den USA unter der Bezeichnung „Filip Factors“ bekannt sind, gehören u.a. auch „das Vorhandensein eines wirksamen Compliance-Programms im Unternehmen“ sowie die Bemühungen eines Unternehmens, „ein effektives Corporate-Compliance-Programm einzurichten oder ein bereits vorhandenes zu verbessern.“
Nun hat das US-Justizministerium (Department of Justice, DOJ) ein Dokument zur Beurteilung von Compliance-Management-Systemen (CMS) veröffentlicht. Einleitend heißt es in dem Dokument (vgl. PDF-Anhang am Ende des Artikels), dass bei Strafermittlungen, bei denen die Filip Factors zum Tragen kommen, keine starre Formel angewendet wird, um die Wirksamkeit des CMS zu prüfen. Die Betrugsabteilung (Fraud Section) des DOJ erkenne an, dass jedes Risikoprofil einer Firma und die Maßnahmen, um diese Risiken zu senken, einer Einzelfallbeurteilung bedürften. Folglich werde in jedem Fall eine individuelle Entscheidung getroffen.
Weiter heißt es, dass es jedoch nichtsdestotrotz wiederkehrende Fragen gebe, die beim Zustandekommen der Einzelfallentscheidung immer wieder gestellt werden.
Das nun publizierte Dokument enthält diese wiederkehrenden Themen und Beispielfragen, die sich für das DOJ oft als relevant bei der Evaluierung eines CMS erwiesen haben. Diese Themen und Fragen sollen aber ausdrücklich nicht als Checkliste oder Formel missverstanden werden. Je nach den Umständen der einzelnen Untersuchung könne es sein, dass nicht alle Fragen relevant seien, andere könnten im Einzelfall dagegen genauer angeschaut werden, heißt es.
Das mit sieben Seiten knapp gehaltene Papier (s. unten) listet die folgenden Kapitel auf, zu denen jeweils einige Unterpunkte aufgeführt sind:
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Analyse und Sanierung des Fehlverhaltens
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Führungsebene und mittleres Management (u.a. Tone at the Top, Beschäftigung mit Compliance vonseiten des Managements)
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Autonomie und Ressourcen (u.a. Rolle, Kompetenzen, Qualifikationen, Stellung des Compliance Officers)
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Regeln und Prozesse (u.a. Design und Zugänglichkeit von Regeln, Integration von Regeln in Prozesse)
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Risikoanalyse
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Training und Kommunikation (u.a. Risikobasiertheit und Wirksamkeit von Trainings)
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Umgang mit vertraulichen Informationen (richtiger Umgang mit Ergebnissen aus internen Untersuchungen)
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Incentives und Disziplinierungsmaßnahmen (konsistente Maßregelung unethischen Verhaltens bzw. Belohnung ethischen Verhaltens)
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Kontinuierliche Verbesserungen, regelmäßige Tests und Audits (regelmäßige Überprüfung des CMS)
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Third Party Management (Umgang mit Geschäftspartnern)
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Mergers and Acquisitions, M&A (u.a. Due-Diligence-Prozesse)
(Quelle: US DOJ)
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