Expertentipps: Häufige Fehler bei der Beteiligung an öffentlichen Vergaben

Die öffentliche Hand ist immer noch der lukrativste Auftraggeber Österreichs: 48 Milliarden Euro werden jährlich an Aufträgen von Bund, Ländern und Gemeinden sowie den Sektorenauftraggebern vergeben. Oftmals scheiden Offerte aufgrund mangelnder Kenntnis von Verfahrensregeln oder wegen ungeschulter Mitarbeiter aus. Die Experten von Heid Schiefer Rechtsanwälte zeigen in einer Liste die häufigsten Stolperfallen in Vergabeverfahren auf und geben Tipps, wie man Fehler vermeidet.

Vorlaufzeit berücksichtigen

Häufigster Fehler bei Ausschreibungen ist, dass Bieter den mit einer Teilnahme verbundenen Zeitaufwand unterschätzen. Verständnisfragen, Nachprüfungen und gegebenenfalls die Beanstandung diskriminierender Vorgaben sind immer an - zum Teil sehr kurze - Fristen gebunden. Schiefer: „Im Idealfall sollte der Bieter bereits vor Veröffentlichung auf die Ausschreibung vorbereitet sein. Das erfordert eine ständige proaktive Beschäftigung mit potenziellen Vergabeverfahren.“ Auch wenn ein unterlegener Bieter nach einem bereits erfolgten Zuschlag Einspruch erheben möchte, ist Eile geboten: Lässt man sich zu lange vom Auftraggeber hinhalten, ist eine Ablehnung des Nachprüfungsantrags wegen Verfristung wahrscheinlich – dann sind auch dem Vergabeanwalt die Hände gebunden.

Der Beste zu sein ist nicht genug

Technische Leistungsverzeichnisse sind sozusagen die „10 Gebote“ der ausschreibenden Stelle. Ausnahmslos alle hier geforderten Vorgaben müssen vom Bieter bei sonstigem Ausscheiden umgesetzt werden können. Für die Kalkulation des Angebots ebenso wichtig wie die technische Kompetenz ist jedoch die Kenntnis der rechtlichen Bedingungen. Kennt der Bieter diese nicht oder ignoriert sie, wird das Angebot mit großer Sicherheit ausgeschieden werden. Häufige Fehler sind das Beilegen eigener AGBs oder rechtliche Anmerkungen im Begleitschreiben zum Angebot. Gerade Unternehmen, die erstmals an einer öffentlichen Ausschreibung teilnehmen, sollten daher keinesfalls auf professionelle juristische Unterstützung verzichten.

Fragen kostet nichts – Direkter Kontakt mit Auftraggeber bringt Vorteile

Bei unklaren oder diskriminierenden Vorgaben sollten sich Bieter nicht davor scheuen, den Auftraggeber direkt zu kontaktieren. So formal öffentliche Ausschreibungen auch ablaufen: Sie sind nicht in Stein gemeißelt und nicht selten kommt es nachträglich zu Modifizierungen. Vorschläge, die dem Auftraggeber ein besseres Preis-Leistungsverhältnis und dem Bieter eine günstigere Preiskalkulation ermöglichen, bringen in der Regel sogar Pluspunkte.

Gefahrenpotenzial besteht bei Informationen oder Anforderungsänderungen, die nicht schriftlich festgehalten werden. Rechtsanwalt Martin Schiefer sagt: „Bieter sollten niemals auf mündliche Auskünfte von Mitarbeitern des Auftraggebers vertrauen. Sie sind rechtlich bedeutungslos, zumal, wenn sich die Angaben von den schriftlichen Anforderungen unterscheiden.“ Ist der Zuschlag bereits an einen Mitbewerber ergangen, lohnt sich als Vorbereitung auf künftige Ausschreibungen das genaue Studium des Bewertungsprotokolls.

Keine Angst vor Einspruch

Viele Bieter beugen sich offensichtlich unkorrekten Vorgehensweisen des Auftraggebers trotz besseren Wissens. Doch diese Angst ist unbegründet, wie Schiefer unterstreicht: „Immer wieder beobachten wir, dass Bieter aus Angst vor Konsequenzen bei Folgeausschreibungen keinen Einspruch erheben möchten. Diese Angst ist unbegründet, denn das Vergaberecht ist dazu da, Transparenz und Vergleichbarkeit der Angebote unabhängig von persönlichen Empfindungen sicherzustellen.“

Autoren

Redaktion

Die LexisNexis Österreich & Compliance Praxis-Redaktion versorgt Sie regelmäßig mit aktuellen News und Informationen aus der Compliance-Welt. Unser Ziel ist es, Ihre tägliche Arbeit bestmöglich zu ...