4. ESI-Trends-Report: Nachholbedarf bei elektronischer Datenspeicherung

Gerade bei gerichtlichen oder behördlichen Anfragen wird ein rascher Zugriff auf alle relevanten Daten zunehmend wichtig, damit sie schnell zur Verfügung gestellt werden können. – Und vor allem nur diese Informationen. Im Großen und Ganzen erstellen Unternehmen heutzutage Richtlinien zum Umgang mit elektronisch gespeicherten Daten, jedoch an deren Umsetzung hapert es. Um sicher zu gehen, dass alle definierten Regeln auch eingehalten werden, ist es wichtig und notwendig, sie zu überprüfen und falls nötig anzupassen.

Bei einer Umfrage unter Vertretern von IT und internen Rechtsabteilungen in US-amerikanischen Handelsunternehmen gab mehr als die Hälfte an, über eine ESI-Discovery-Strategie zu verfügen. Sie nutzen somit einen systematischen Prozess zur Aufbewahrung, Erfassung, Filterung, Analyse und Bewertung elektronisch gespeicherter Informationen. Dies dient als Vorbereitung für Rechtsstreitigkeiten, gerichtliche Ermittlungen oder behördliche Überprüfungen. Jedoch waren 77 Prozent Befragten nicht sicher, ob ihre ESI-Strategie umsetzbar oder effektiv ist. Weniger als die Hälfte, nämlich 45 Prozent, weiß nicht, ob die Richtlinien getestet wurden, nur 38 Prozent der Verantwortlichen hat tatsächlich Tests durchgeführt. Nur wenige haben ihre Richtlinien um Regeln für die Nutzung von Social Networking Websites erweitert: 55 Prozent haben entweder keine oder wissen es nicht.

Relevant bei Geschäftskontakten in die USA

Dies ist auch für österreichische Unternehmen relevant, wenn sie Geschäftskontakte in die USA pflegen. In den vergangenen zehn Jahren hat die Zahl der Ermittlungsanfragen exponentiell zugenommen. „Daher sollten sich Unternehmen hierzulande bereits im Vorfeld Gedanken machen“, so Reinhold Kern, Director Computer Forensics der Kroll Ontrack GmbH in Deutschland, „zudem sollte sollte klar sein, wer die Daten sichten und auf Relevanz bewerten kann und welcher externe Dienstleister im Ernstfall professionelle Unterstützung leisten kann.“
Insgesamt wurden 203 Online-Interviews für diese Untersuchung durchgeführt. Die Interviews wurden im Juni 2010 abgeschlossen.

Mag. Manuela Taschlmar

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