Kassensysteme - Anfragen an die Fianzämter

Sicherheitseinrichtung und deren Beschreibung gemäß der Kassenrichtlinie

Im Bereich der Grundaufzeichnungen und der Losungsermittlung sind bei der Nutzung von Registrierkassen und Kassensystemen eine Reihe von steuerrechtlichen Vorschriften zu beachten, die an die Kriterien der Ordnungsmäßigkeit anknüpfen (zB § 131, § 132 BAO). Mit der Kassenrichtlinie 2012 (KRL 2012) wurden diese Rechtsgrundlagen näher beschrieben und Fragestellungen beantwortet, die aufgrund der fortschreitenden technischen Entwicklung bei Kassensystemen und diverser Änderungen bei den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (zB durch das Betrugsbekämpfungsgesetz 2006) vermehrt auftraten.

Um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung beurteilen und überprüfen zu können, ist nach der KRL 2012 das Vorhandensein und die Vorlage der Beschreibung einer Sicherheitseinrichtung ("Einrichtung nach § 131 Abs 2 und 3 BAO“  bzw "E 131") erforderlich. Dabei wird näher beschrieben, durch welche Maßnahmen bei der jeweiligen Kassa/Kassensystem die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle gesichert wird (vgl "elektronisches Radierverbot“) und wodurch dies auch leicht und sicher nachweisbar ist.

Anm: Die (äußere) Gestaltung dieser Einrichtung liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen; welche Informationen die geforderte Beschreibung der E 131 enthalten soll, wird ebenfalls in den KRL 2012 dargestellt. Die Beschreibung kann auch durch den Kassenhersteller oder -programmierer erfolgen.

Auskunftsersuchen an das Finanzamt

Mit der vorliegenden Info weist das BMF nun auf die Möglichkeit hin, im Einzelfall die vorhandene Beschreibung der Sicherheitseinrichtung (E 131) dem zuständigen Finanzamt anfragehalber vorzulegen, wenn Zweifel bestehen, ob diese Beschreibung der E 131 den Ordnungsmäßigkeitskriterien des § 131 BAO entspricht; eine Zertifizierung von einzelnen Kassentypen oder bestimmten Kassensystemen durch die Finanzverwaltung ist jedoch – so das BMF – nicht möglich und auch nicht vorgesehen.

Wie in der BMF-Info mehrfach ausdrücklich klargestellt wird, kann die Beantwortung eines derartigen einzelnen Auskunftsersuchens nur die grundsätzliche (theoretische) Eignung des Systems zu ordnungsmäßiger Aufzeichnung feststellen; sie ist lediglich eine Auskunft, dass die übermittelte Beschreibung konform zu den Rechtsvorschriften ist. Diese Auskunft ist kein Bescheid und gilt nur unter der Voraussetzung, dass das Kassensystem unter exakt den beschriebenen technischen und erfassungslogistischen Bedingungen und unter Anwendung der dargestellten Einrichtungen betrieben wird. Funktionsänderungen (Updates), welche die fiskalische Sicherheit des Systems/der Kasse berühren, bzw sonstige Änderungen bzw tatsächliche Abweichungen von der dargestellten Beschreibung haben zur Folge, dass die Auskunftserteilung keinerlei Bindungswirkung hinsichtlich Vertrauensschutz nach dem Grundsatz von Treu und Glauben hat.

In der vorliegenden Info werden die erforderlichen Inhalte einer derartigen Beschreibung einer E 131 nochmals dargestellt – insb Beschreibung der Prozesslogistik und der Sicherheitswirkungen der Maßnahmen – und zum besseren Verständnis ein detailliertes Beispiel für eine solche Beschreibung angefügt; ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass dieses Beispiel weder vom Inhalt noch von den beschriebenen Maßnahmen als Voraussetzung für die Erteilung einer positiven Auskunft zu verstehen ist, sondern lediglich Form und den Aufbau einer Beschreibung einer E 131 beispielhaft darstellen soll.

(Quelle: Info des BMF 11.7.2013, BMF-010102/0006-IV/2/2013)

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