Whistleblowing

Im Frühjahr 2021 wirft die Whistleblowing-Richtlinie der EU bereits ihre Schatten voraus. Bis Ende 2021 muss diese Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern von den EU-Mitgliedstaaten in nationales Recht umgesetzt werden. Auf der Website https://www.polimeter.org/en/euwhistleblowing lässt sich der Umsetzungsstand verfolgen. Ein Großteil der Mitgliedstaaten hat zumindest schon mit der Umsetzung begonnen.

Meldung von Compliance-Vorfällen

Ein ähnliches Bild zeigt sich beim Blick auf die Wirtschaft: Die in der COPS 2021 befragten Organisationen nehmen das Thema Whistleblowing sehr ernst. Im Vergleich zur Studie von 2018 gab es spürbar größere Anstrengungen auf diesem Gebiet. Damals hatten wir als ein Schlüsselergebnis Verbesserungsbedarf in Sachen Hinweisgeber konstatiert: „Es besteht Aufholbedarf, das Thema Whistleblowing befriedigend zu lösen. Bei über zwei Drittel der Befragten scheint die Effektivität der Hinweisgebersysteme fraglich.“ 

Im Lauf der letzten drei Jahre wurden hier entscheidende Schritte nach vorn gemacht, die sich anhand der aktuellen Ergebnisse an mehreren Punkten festmachen lassen:

• Die große Mehrheit von 91% der befragten Unternehmen verfügt bereits über einen oder mehrere Meldekanäle. 2018 lag dieser Wert noch bei 80%.
• Noch aussagekräftiger ist die Art der vorhandenen Kanäle: Neben der Möglichkeit, Hinweise persönlich an den Compliance Officer oder eine andere Vertrauensperson zu erstatten (72%), nehmen insbesondere elektronische Hinweisgebersysteme mit 61% der Nennungen einen besonderen Stellenwert ein. Online-basierte, anonyme Whistleblowing-Kanäle, die über einen verschlüsselten Rücksprachekanal zur vertraulichen Kommunikation mit Hinweisgebern verfügen, gelten als Goldstandard des Whistleblowings. Im Vergleich zu 2018 geben doppelt so viele Befragte an, ein solches System zu betreiben. An dritter Stelle rangiert die Meldemöglichkeit via E-Mail (52%). Die vertrauliche Meldung an eine externe Stelle wie einen Ombudsmann oder einen Rechtsanwalt nimmt mit 20% eine eher untergeordnete Rolle ein, ebenso wie die analoge Brief-Box (16%).
• Gleichzeitig geben jene wenigen Unternehmen, die noch keinen Meldekanal eingerichtet haben, an, dass sie dies im nächsten Jahr nachholen werden: Bei 36% wird bereits an der Planung und Umsetzung gearbeitet, 43% werden die Implementierung „wahrscheinlich“ oder „sehr wahrscheinlich“ demnächst in Angriff nehmen. Zum Vergleich: 2018 hatten noch rund 38% die Einführung eines Whistleblowing-Systems in absehbarer Zeit für eher oder gar nicht wahrscheinlich gehalten.

Die Ergebnisse beweisen insbesondere im Vergleich zur COPS 2018, dass das Bewusstsein rund um die Bedeutung dieses Themas deutlich gestiegen ist. Meldemöglichkeiten werden offenbar als wesentlicher und immer wichtigerer Bestandteil eines umfassenden Compliance-Management-Systems gesehen. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie dürfte einen wichtigen Anstoß für diesen Trend gegeben haben.

Herausforderungen bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems

Nach wie vor haben (anonyme) Hinweise in Teilen der Bevölkerung, aber auch in bestimmten Wirtschafts- und Politikkreisen keine gute Reputation. Die Sorge vor „Vernaderung“, also der bewussten Denunziation aus eigennützigen Motiven, spielt dabei eine Rolle.

Derartige Vorbehalte abzubauen, zählen die Befragten der COPS 2021 folglich zu den größten Herausforderungen bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems.

Knapp 71% sehen die Unternehmenskultur als kritischen Faktor für den Erfolg des Hinweisgebersystems, 65% die Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Das Umsetzen der internen Prozesse wird dagegen nur von einem Drittel der Befragten als herausfordernd betrachtet, ebenso stellen die Kosten mit 22% und die technischen Voraussetzungen mit 18% der Nennungen eher kleinere Stolpersteine dar. (Vgl. Grafik 6)

Frage: Was sind, Ihrer Meinung nach, die größten
Herausforderungen bei der Einrichtung eines
Hinweisgebersystems?

in %, Mehrfachantworten, n=172

Aufarbeitung von Compliance-Vorfällen

Mehr und mehr setzt sich in Compliance-Kreisen die Einsicht durch, dass anonyme, interne Hinweise die effektivste Methode sind, um Compliance-Vorfälle aufzudecken – und in der Folge intern abarbeiten zu können. Diese empirisch bereits gut belegte Erkenntnis (z.B. im ACFE Report to the Nations, 2018) wird in der COPS 2021 bestätigt, wie die folgenden Ergebnisse aufzeigen. 

Zunächst fragten wir danach, ob es in den letzten zwei Jahren in der Organisation zu einer internen Untersuchung – also der Aufarbeitung eines Compliance-Vorfalls – gekommen sei.  

Diese Frage beantworteten knapp 58% mit einem Ja, knapp 33% mit Nein. Im Vergleich zu 2018 bedeutet dies eine signifikante Steigerung der internen Untersuchungen, die damals bei rund 45% der Befragten durchgeführt wurden.  

Jene Personen, in deren Organisation es in den letzten zwei Jahren zu einer internen Untersuchung kam, fragten wir nach dem Auslöser ebendieser. Der Auslöser für diese internen Untersuchungen war wiederum in der überwiegenden Zahl der Fälle (63%) ein interner, anonymer Hinweis. Weit abgeschlagen an zweiter Stelle finden sich interne Revisionsberichte als Auslöser. Ermittlungen von Behörden (4%) bzw. Medienberichterstattung (1%) spielen hingegen eine vernachlässigbare Rolle. (Vgl. Grafik 7) 

Frage: Was war der Auslöser für die interne Untersuchung?

Die Frage wurde nur jenen Personen gestellt, in deren Organisation es in den etzten 2 Jahren zu einer internen Untersuchung kam. In %, Einfachantworten, n=99

Zur Durchführung der internen Untersuchung haben knapp 44% der Befragten externe Unterstützung hinzugezogen, 55% bearbeiteten die Fälle intern. Die Hinzuziehung externer Berater oder Dienstleister wie etwa Datenforensiker oder Juristen hängt mutmaßlich stark von der Tragweite des Compliance-Vorfalls ab, ebenso, welche Sanktionen im Ernstfall ergriffen werden.  

Wir fragten daher, ob die Unternehmen aufgedeckte Compliance-Verstöße von Mitarbeitern, je nach Schwere der Verletzung, ahnden und welche Konsequenzen sie ziehen. Die Antworten zeigen, dass Compliance abgestuft auf Verfehlungen reagiert, bis hin zur Anzeige: 

• Ja, Verwarnung: 94%
• Ja, Nachschulung: 80%
• Ja, Entlassung: 77%
• Ja, Anzeige bei Behörden: 57% 

Fazit 

• Hinweisgebersysteme haben sich zu einem Kernelement des CMS entwickelt. Fast alle Unternehmen verfügen über ein entsprechendes System, wobei sich die Verbreitung elektronischer Systeme im Laufe der letzten zwei Jahre verdoppelt hat. Das Bewusstsein rund um die Bedeutung dieses Themas ist deutlich gestiegen.
• Unternehmenskultur und Akzeptanz durch die Mitarbeiter bilden die größten Herausforderungen bei der Implementierung von Whistleblowing-Systemen.
• Interne Hinweise sind der bei Weitem häufigste Auslöser für interne Untersuchungen. Durch den vermehrten Einsatz von Whistleblowing-Systemen werden Compliance-Vorfälle deutlich häufiger aufgedeckt und in internen Untersuchungen aufgearbeitet. In fast der Hälfte der Fälle geschieht dies mit Hilfe externer Dienstleister.
• Die Sanktionen für Verstöße können von Verwarnungen und Nachschulungen bis hin zur Entlassung und zur Anzeige bei Behörden reichen. 

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