DSGVO: 10 Tipps für Unternehmer

Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Kraft. Sie bietet Betroffenen mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten und räumt ihnen zugleich eine erweiterte Ausübung von Rechtsmitteln ein. Aufsichtsbehörden können unter dieser neuen Anforderung deutlich höhere Geldbußen verhängen. Heimische Unternehmen sind also geforderter denn je, sich aktiv mit dem Thema Datenschutz auseinanderzusetzen, meint PwC Österreich und hat dazu zehn Aspekte ausgearbeitet, die Organisationen in Bezug auf die DSGVO beachten sollten.

10 Tipps für heimische Unternehmerinnen und Unternehmer: 

1. Verstehen Sie, was Datenschutz für Ihr Unternehmen bedeutet

Es ist wichtig, eine unternehmensweite Strategie für Datenschutz bzw. den Umgang mit personenbezogenen Daten zu haben. Planen und steuern Sie bewusst die Risiken und die umzusetzenden Maßnahmen.

2. Ermitteln Sie, welche Daten Sie gespeichert haben und wo sie sind

Sie sollten nachvollziehen können, welche Daten gesammelt werden, warum die Daten benötigt werden, wo sich die Daten befinden und wer Zugriff auf diese hat. Fragen Sie sich, was Ihre wesentlichen Datenquellen sind und wie lange Daten gespeichert werden.

3. Verstehen Sie die Nutzung Ihrer Daten durch Dritte

Die meisten Organisationen nutzen Angebote von Dienstleistern. Das können Kunden, Zulieferer, Behörden oder andere Partner sein (z.B. Rechenzentren oder externe Lohnverrechner). Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Dienstleister mit den Ihnen zur Verfügung gestellten Daten ordnungsgemäß umgehen.

4. Verstehen Sie Datenschutz- und Datensicherheitsrisiken

Fragen Sie sich, welche Risiken mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten verbunden sind. Sind es Risiken, die Sie alleine steuern können oder benötigen Sie hierfür Ihre Dienstleister. Die Risiken können sowohl organisatorischer als auch technischer Natur sein. Ermitteln Sie auch, welche externen Faktoren Ihren Geschäftsbetrieb gefährden können und wie Sie als Unternehmen darauf reagieren.

5. Führen Sie eine Datenschutzstrategie ein

Sie sollten die rechtlichen Entwicklungen im Bereich Datenschutz sowohl im Inland als auch im Ausland berücksichtigen und diese in Ihrer Unternehmensplanung und -strategie berücksichtigen. Gerade die möglicherweise unterschiedlichen Auslegungen der Öffnungsklauseln der einzelnen Länder können Komplexität verursachen.

6. Begrenzen Sie Ihre Datenmenge

Verwenden Sie Ihre Daten ausschließlich zu vorher formulierten Zwecken oder für mehr? Müssen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Zweckbindung der Daten schulen? Wie wird dieser Umstand eingehalten? Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von ihnen verwalteten Daten nur zu vorab definierten Zwecken genutzt werden.

7. Verwalten Sie die Zustimmungen und Einwilligungen von externen Daten

Betroffene sind berechtigt zu wissen, nicht nur wie und zu welchen Zwecken ihre persönlichen Daten genutzt werden, sondern auch mit wem die relevanten Daten geteilt werden.

8. Modernisieren Sie Infrastruktur und IT-Governance

Wie lange würde es dauern bestimmte, personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen zu identifizieren? Wie stellen Sie die Vollständigkeit und Richtigkeit sicher? Berücksichtigen Sie neue Anforderungen rechtzeitig in Ihrer Aufbau und Ablauforganisation („Data Breach Notification“).

9. Schaffen Sie Transparenz für Ihre Kunden und Mitarbeiter

Datenschutz gilt heutzutage als ein deutliches Unterscheidungsmerkmal am Markt. Sowohl die Kunden, als auch die Mitarbeiter erwarten von Unternehmen, dass personenbezogene Daten angemessen verarbeitet werden. Die Transparenz zwischen Ihrer Organisation und Kunden/Mitarbeitern ist der Erfolgsschlüssel.

10. Ernennen Sie einen Ansprechpartner

Obwohl nicht jede Organisation einen Datenschutzbeauftragten benötigt, hält es PwC Österreich für erforderlich, einen verantwortlichen Mitarbeiter zu benennen. Dieser fungiert als Schnittstelle zu den Aufsichtsbehörden, wahrt das Datenschutzbewusstsein in Ihrem Unternehmen und überwacht die Datenschutz-Compliance.

(Quelle: PwC Österreich)

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