Hinweisgebersysteme: Wie Sie den passenden Meldekanal finden
03. Mai 2021
Große Skandale wie zuletzt „Hygiene Austria“ oder die Ibiza-Affäre sorgen dafür, dass sich das Thema „Whistleblowing“ in den Nachrichten hält und der Gesetzgeber weitere Regulierungen vorantreibt – darunter die EU-Whistleblowing-Richtlinie. Sie soll Hinweisgeber in Europa besser schützen. Die Direktive verpflichtet die Mitgliedsstaaten dazu, die Richtlinie bis 17. Dezember 2021 in nationale Gesetzgebungen zu implementieren. Für Unternehmen bringt die Direktive weitreichende Pflichten mit: Sie müssen unter anderem ein Hinweisgebersystem installieren, über das Beschäftigte Missstände melden können. Diese Pflicht trifft zunächst Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern, zwei Jahre später auch Betriebe mit 50-249 Mitarbeitern. Doch wie kann ein Hinweisgebersystem aussehen und welche Anforderungen sollte es erfüllen? Wir beantworten die wichtigsten Fragen.
Definition: Was ist ein Hinweisgebersystem?
Die allgemeine Definition lautet: „Der Ausdruck Hinweisgebersystem bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einsetzen, um ihren Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum Melden möglicher Straftaten und Ethikverstöße genutzt werden.“ (vgl. Schemmel/Ruhmanseder/Witzigmann: Hinweisgebersysteme, C.F. Müller, Heidelberg 2012)
Dabei können Hinweisgebersysteme unterschiedliche Meldekanäle enthalten, darunter Telefonhotlines, Ombudsleute, digitale Systeme oder kombinierte Systeme zur sicheren Kommunikation von Missständen. Die Unterschiede liegen vor allem in der Erreichbarkeit und den Möglichkeiten einer vertraulichen Kommunikation.
Welche Meldekanäle lässt der Gesetzgeber zu?
Bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems kommen grundsätzlich mehrere Kanäle oder auch eine Kombination in Frage: Telefon-Hotline, E-Mail, Briefkasten, Ombudsperson oder eine digitale Lösung. Alle Kanäle liefern Vor- und Nachteile. Die EU-Richtlinie verlangt, dass die Kanäle eine Meldung in mündlicher, schriftlicher oder persönlicher (physische Zusammenkunft) Form erlauben. Jede übermittelte Information muss entweder schriftlich dokumentiert oder durch die Tonaufzeichnung in dauerhafter und abrufbarer Form gespeichert werden. Allerdings muss das Unternehmen sicherstellen, dass nicht befugte Personen keinen Zugriff darauf haben und die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers stets schützen und bewahren. Außerdem schreibt die Richtlinie eine Eingangsbestätigung des Hinweises nach spätestens sieben Tagen vor. Was bedeutet das in der Praxis für Unternehmen?
Geeignete Meldekanäle für Unternehmen
Die EU-Richtlinie schlägt drei Umsetzungsmöglichkeiten für die Praxis vor:
- Telefon-Hotline: Hier muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Hotline entweder jederzeit durch eine Ombudsperson besetzt ist und keine Sprachbarrieren auftauchen oder eine Voicebox einrichten, die jeden Hinweis aufzeichnet und für den späteren Abruf speichert.
- Persönliche Zusammenkunft: Wünscht der Hinweisgeber ein persönliches Treffen, so muss der Empfänger des Hinweises dies ermöglichen. Da der Empfänger den Hinweisgeber jedoch meistens nicht kennt, erweist sich das in der Praxis als schwierig.
- Digitale Hinweisgebersysteme: Bei einem digitalen Hinweisgebersystem handelt es sich um eine Software, über die Hinweisgeber eine Meldung abgeben können – etwa auf einer Internetseite. Das Meldesystem lässt sich somit gut in eine bestehende Compliance Management Plattform integrieren, ist zu jeder Uhrzeit und von jedem Ort aus erreichbar und liefert eine zentrale Anlaufstelle für Hinweisgeber. Weitere Vorteile: Ein digitales Hinweisgebersystem lässt anonymes Melden zu, ermöglicht die vertrauliche Fallbearbeitung, stellt die Verschlüsselung der Daten sicher, gewährleistet effiziente Verwaltung und Dokumentation und erlaubt eine einfache Auswertung der Meldungen (zum Beispiel für Statistiken oder eine Risikobewertung)
Fazit:
Digitale Hinweisgebersysteme haben sich mittlerweile als Best Practice etabliert. Sie lassen sich leicht je nach Unternehmensgröße skalieren und an verschiedene Sprachen anpassen und eignen sich daher gleichermaßen für kleine und mittelständische Unternehmen wie Großkonzerne. Bei Bedarf lassen sie sich auch gut mit Ombudspersonen oder Telefon-Hotlines kombinieren.
Mirco Schmidt, Country Manager Austria
Autoren
Redaktion
Die LexisNexis Österreich & Compliance Praxis-Redaktion versorgt Sie regelmäßig mit aktuellen News und Informationen aus der Compliance-Welt. Unser Ziel ist es, Ihre tägliche Arbeit bestmöglich zu ...