Die EU-Whistleblower-Richtlinie richtig umsetzen
31. März 2021
Die Corona-Krise verlangt derzeit die volle Aufmerksamkeit kleiner und mittelständischer Unternehmen. Sie müssen sich auf ständig wechselnde Regeln einstellen, die Digitalisierung vorantreiben und gleichzeitig den Übergang der Belegschaft weitestgehend ins Homeoffice bewältigen. Dabei läuft bereits die Frist für die nächste große Herausforderung: Die EU-Whistleblowing-Richtlinie. Mit ihr kommen weitreichende Pflichten auf Unternehmen zu.
Die Direktive sieht unter anderem vor, dass Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem installieren, über das Mitarbeitende und Dritte Missstände melden können. Für Unternehmen von 50-249 Mitarbeitenden gilt eine Übergangsfrist bis 2023. Studien belegen, dass Whistleblower einen anonymen Meldekanal bevorzugen, wenn dieser zur Verfügung steht. Dies ist nicht erstaunlich, wenn man bedenkt, dass es häufig einer ordentlichen Portion Mut bedarf, um Fehlverhalten zu melden und Informationen preiszugeben.
Effektives Compliance Management dank Hinweisgebersystem
Gesetzesverstöße wie Bestechung, Geldwäsche oder Betrug haben schwerwiegende Folgen. Sie beschädigen nicht nur das Ansehen des Unternehmens, sondern können hohe Strafen nach sich ziehen. Die Investition in ein Hinweisgebersystem – die Basis eines effektiven Compliance-Management-Systems – zahlt sich daher für Unternehmen auf vielen Ebenen aus.
Das Unternehmen
- erfüllt die gesetzlichen Vorgaben,
- schützt sich selbst und Mitarbeiter vor Geld- oder Haftstrafen,
- verbessert seine Attraktivität gegenüber Geschäftskunden, Partnern, Investoren, Banken und Mitarbeitern
- fördert eine Speak-Up-Kultur und schafft Vertrauen
- schützt sein Ansehen vor Skandalen
- erkennt Risiken früher und
- kann so früh und proaktiv gegen Verstöße vorgehen.
Warum Unternehmen auf ein digitales Hinweisgebersystem setzen sollten
Bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems kommen laut Gesetzesentwurf grundsätzlich mehrere Kanäle oder auch eine Kombination in Frage: Telefon-Hotline, E-Mail, Briefkasten, Ombudsperson oder eine digitale Lösung. Die Unterschiede liegen vor allem in der Erreichbarkeit und den Möglichkeiten einer vertraulichen Kommunikation. Das digitale System bildet dabei jeweils das Fundament eines wirksamen Compliance Managements und:
- ermöglicht die Kommunikation mit dem Hinweisgeber zur nachhaltigen Klärung
- lässt anonymes Melden zu
- ermöglicht die vertrauliche Fallbearbeitung, auch durch ergänzende Externe (wie bspw. Ombudspersonen oder Anwälte)
- stellt die Verschlüsselung der Daten sicher
- gewährleistet effiziente Verwaltung und Dokumentation (Case Management)
- erlaubt eine einfache Auswertung der Meldungen für Statistiken
- erinnert an gesetzlich vorgeschriebene Fristen zur Fallbearbeitung
- garantiert die rechtssichere Umsetzung
- ist weltweit und jederzeit erreichbar
erfüllt die Anforderungen der DSGVO.
Mirco Schmidt, Country Manager Austria
Autoren
Redaktion
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