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Compliance Praxis

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Interne Regelungen: Lästige Bürde oder nützliches Hilfsmittel?

06.12.2016 | Von Dipl. Kfm. Michael Siegmund, Mag. Alex Dubas

Schlagworte : Interne Regeln | Verhaltensregeln | Code of Conduct | Studie | Compliance

Erschienen in Compliance Praxis 2016, 16 (Heft 4)

Interne Regelungen in Unternehmen werden oft darauf reduziert, dass sie ungesetzliches Verhalten verhindern sollen. In Wirklichkeit wird erst mit Hilfe klarer Regeln die produktive Zusammenarbeit vieler Menschen möglich. Trotzdem sind in vielen Organisationen interne Regelungen schlecht auffindbar, schwer verständlich, veraltet und oft sogar widersprüchlich. Die aktuelle Studie liefert aufschlussreiche Einsichten zur Wahrnehmung interner Regelungen in Unternehmen und konkrete Ansatzpunkte, wie sie besser gehandhabt werden könnten.

Vorweg: Interne Regelungen werden von mehr als 67 Prozent der befragten Mitarbeiter täglich genutzt und von einem Drittel (29,9%) wöchentlich. Doch nur die wenigsten Unternehmen erschließen den vollen Mehrwert von Regelungen für sich. Meist fehlt das Bewusstsein dafür, wie sehr sich dieses vermeintlich bürokratische Thema auf die Produktivität und den Unternehmenserfolg auswirkt. Das ist ein zentrales Ergebnis der Studie „Interne Regelungen – Ihr Freund und Helfer?!“, welche von Ancoreage Management Partners gemeinsam mit dem Senat der Wirtschaft, Compliance Channel und LexisNexis durchgeführt wurde.

Interne Regelungen als Fundament für Compliance und Produktivität

Compliance schützt das Unternehmen vor unerlaubtem und schadhaftem Verhalten. Dennoch werden Compliance-Verantwortliche und interne Regelungen meist nur als „Verhinderer“ unternehmerischen Handelns wahrgenommen.

Dabei zeigt sich der Mehrwert interner Regelungen am deutlichsten, wenn diese nicht oder in schlechter Qualität vorliegen, nicht verstanden und/oder nicht angewendet werden. Im besten Fall führt dies nur zu Ineffizienzen zwischen Abteilungen oder Mitarbeitern. Im weit schlimmeren Fall führt es zu Irregularitäten, Gesetzesverstößen oder sogar Unfällen. An Beispielen wie Deepwater Horizon, VW oder anderen Skandalen, bei denen interne Regelungen ignoriert wurden, lässt sich erkennen, dass Schäden dabei in die zig Millionen Euro gehen können und für jedes Unternehmen bestandsgefährdend sind.

Doch interne Regelungen spielen nicht nur eine große Rolle für die Vermeidung oder Verringerung (rechtlicher) Risiken, sondern sind auch ein wichtiges Instrument für aktive Wertschöpfung. Einerseits schaffen sie Orientierung, verkürzen Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse und vermeiden Doppelarbeiten – andererseits sind sie der zentrale Dreh- und Angelpunkt für Harmonisierung und Standardisierung und eröffnen damit beispielweise Skaleneffekte im Einkauf, den flexiblen Einsatz von Personalressourcen und effiziente Prozessabläufe. Umso wichtiger ist es, dass gerade Compliance Officer dafür Sorge tragen, dass interne Regelungen so bereitgestellt werden, dass sie Mitarbeitern und Führungskräften auch als Hilfe und Unterstützung dienen und damit integrierter Teil des Arbeitsalltags werden.

Die Studie und ihre Teilnehmer

Wie wichtig Regelungen in Unternehmen im deutschsprachigen Raum sind und wie diese intern gehandhabt werden – diese Fragen haben wir von März bis Mai 2016 mithilfe eines Onlinefragebogens gestellt. 336 Personen aus über 200 Unternehmen nahmen daran teil. Parallel wurden in mehreren Unternehmen Mitarbeiterbefragungen durchgeführt, die jedoch nur zu Validierungszwecken herangezogen wurden, um die Ergebnisse nicht zu verzerren.

Die Teilnehmer der offenen Studie kommen zu fast 83 Prozent aus Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern. Das verwundert nicht: da Organisationen ab dieser Unternehmensgröße deutlich komplexer werden, steigt ab dieser Mitarbeiterzahl üblicherweise die Zahl der internen Regelungen signifikant.

Abbildung 1: Unternehmensgröße

35,7 Prozent der Teilnehmer sind Mitarbeiter (inklusive Fachexperten), 7,2 Prozent Führungskräfte ohne Mitarbeiterverantwortung, mehr als die Hälfte (57,1%) sind Führungskräfte mit Budget- und Mitarbeiterverantwortung (inklusive Vorständen und Geschäftsführern).

Nicht überraschend war die Branche mit den mit Abstand meisten Antworten (16,7%) der Bereich „Bank, Finanzen, Versicherungen“, der seit Jahren wie keine andere mit einer Flut an neuen Regelungen konfrontiert ist. Danach folgen „Dienstleistung & Beratung“ mit 11,6 Prozent und die technisch geprägten Branchen „Hightech, Elektro & IT“ mit 11 Prozent sowie „Energie, Öl, Versorgung“ mit 8,5 Prozent.

Überregulierung als Problem?

Über 50 Prozent aller Befragten – fast 60 Prozent der Führungskräfte – empfinden interne Regelungen als Belastung. Circa 90 Prozent der Befragten geben an, dass die Anzahl der Regelungen aus ihrer Sicht in den vergangenen fünf Jahren gestiegen ist, und schätzen, dass sie weiter steigen wird (85 Prozent).

Gefragt nach ihrer Einschätzung zur Anzahl der internen Regelungen in ihrem Unternehmen antwortete über die Hälfte der Befragten, dass es unter 500 sind. 30 Prozent der Antworten gehen sogar von weniger als 100 Regelungen aus. Dies überrascht, wissen wir doch gesichert aus unserer praktischen Arbeit in vielen Unternehmen, dass die Zahl der Regelungen bereits ab 500 Mitarbeitern meist 4-stellig wird – getrieben vor allem durch Zertifizierungsanforderungen sowie durch die organisatorische Komplexität, da jede regionale Einheit aus rechtlichen Gründen ihr eigenes Set an internen Regelungen benötigt. Das Befragungsergebnis lässt daher den Rückschluss zu, dass es vielen Mitarbeitern am notwendigen Bewusstsein für den Gesamtbestand an Regelungen mangelt – womit Abweichungen vorprogrammiert sind.

Unternehmenszentrale gegen lokale Einheiten?

Ein zentraler Faktor für die Produktivität von internen Regelungen ist die Schnittstelle zwischen Konzernfunktionen und lokalen Einheiten. Die Frage, ob die Konzernzentrale auf lokale Gegebenheiten eingeht, wird von den Befragten unterschiedlich gesehen. Doch nur 14 Prozent der lokalen Mitarbeiter sind mit der Umsetzung der Konzernregelungen für die lokale Einheit zufrieden (lokale Führungskräfte immerhin zu 42 Prozent). Bei Zentralabteilungen sind über die Hälfte der Mitarbeiter und fast 2/3 der Führungskräfte der Meinung, alles Notwendige getan zu haben, damit interne Regelungen für lokale Einheiten anwendbar sind. Diese Zahlen zeigen, dass Konzernregelungen zwar häufig bis zum lokalen Management durchdringen, dann aber die Lebenswirklichkeit der Mitarbeiter vor Ort nicht mehr erreichen. Ein großes Problem, da Regelungen in der Regel erst bei ausführenden Einheiten an der Basis (also den Mitarbeitern) ihre Wirkung entfalten.

Abbildung 2: Eingehen von Regelungen auf lokale Bedürfnisse

Verfügbarkeit und Relevanz als Grundlage

Damit interne Regelungen wirksam werden können, müssen sie zugänglich sein. 73 Prozent der Befragten geben an, dass es in ihrem Unternehmen einen zentralen Punkt gibt, zum Beispiel eine IT-Plattform, an dem alle Regelungen auffindbar sind – aber nur 22 Prozent können diesen Punkt auch nennen. Bei unseren unternehmensinternen Befragungen wurde dies ähnlich beantwortet: Die Mitarbeiter gaben großteils an, dass es einen zentralen Punkt gibt – die Experten benannten jedoch zahlreiche Ablagepunkte für interne Regelungen. Dies bestätigt die bereits angedeutete Schlussfolgerung, dass Mitarbeiter lediglich die internen Regelungen wahrnehmen, die ihnen am nächsten sind, und in Folge möglicherweise relevante, aber an anderen Orten hinterlegte Vorgaben nicht berücksichtigen.

Beim Thema „Verständnis und Relevanz“ interner Regelungen ergibt sich ebenfalls ein bedenkliches Bild: Mehr als ein Drittel der Mitarbeiter und 25 Prozent der Führungskräfte wissen nicht, welche Vorgaben für ihre tägliche Arbeit relevant sind. Vertiefend beklagen 63 Prozent aller Mitarbeiter und mehr als 56 Prozent aller Befragten, dass die Regelungsinhalte schlecht strukturiert sind.

Diese Antworten zeigen deutlich, dass die wenigsten Unternehmen ihre Regelungen als produktiven Faktor nutzen.

Rolle des Top-Managements

Einer der kritischsten Punkte sind die Ergebnisse zur Rolle des (Top-)Managements. Die Hälfte aller Führungskräfte hat keinen Überblick darüber, welche und wie viele Regelungen in ihrem Unternehmen gelten. 44 Prozent sind sich sogar ihrer persönlichen Haftung nicht bewusst, die der Gesetzgeber über Vorgaben für die Handhabung und Bereitstellung von Regelungen und Vorgaben festgelegt hat. Um die persönliche Haftung von Vorständen und Geschäftsführern zu begrenzen, ist es nicht nur notwendig, dass Regelungen aktuell und allen Mitarbeitern zugänglich sind, sondern es muss auch – insbesondere bei wichtigen Regelungen – eine nachweisbare Verständniskontrolle sichergestellt werden. In der Studie haben wir darum auch die Frage gestellt, wie Unternehmen Regelungen vermitteln. Der Aussage „Das Top-Management informiert regelmäßig, wie und warum Regelungen zu beachten sind“ widersprechen 60 Prozent der Befragten. Mehr als zwei Drittel werden passiv über Intranet und E-Mails informiert, knapp 47 Prozent vom Vorgesetzten, weniger als ein Drittel erhielt bereits einmal eine Schulung zu einer Regelung (Mehrfachantworten möglich).

Abbildung 3: Information über interne Regelungen durch das Top-Management

Fazit: Interne Regelungen als (bisher) ungenutzte Chance

Die Studie zeichnet aus unserer Sicht ein problematisches Bild: Viele Mitarbeiter und Führungskräfte empfinden interne Regelungen nur als Bürde und setzen sie nicht ein, um effektiver und effizienter zu arbeiten. Auch der Mehrwert in Form von vermiedenen Schäden sowie gesteigerter Produktivität wird durch die Studienteilnehmer nicht wahrgenommen. Unternehmen sollten den Fokus daher nicht nur auf „Vorgabe“ und „Kontrolle“, sondern stärker auf die Themen „Zugänglichkeit“, „Relevanz“ und „Verständnis“ legen.

Wie so oft, geht es auch hier um die Balance: Ohne Regelungen geht es nicht, aber zu viele oder zu detaillierte (als sinnlos empfundene) Regelungen führen zu geringerer Produktivität oder werden sogar komplett ignoriert. Der Aufbau eines Compliance-Management-Systems ist daher nur ein erster Schritt – erst, wenn interne Regelungen gut zugänglich und inhaltlich eindeutig sowie als nützliches Werkzeug im Bewusstsein der Belegschaft verankert sind, können sie und die Arbeit der Compliance-Verantwortlichen wirklich Früchte tragen.

Mehr unter http://ancoreage.com/regulation

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Die Autoren
Foto: Bill Lorenz

Mag. Alex Dubas

Mag. Alex Dubas ist Regularien Manager bei Ancoreage Management Partners. Er war Leiter der Studie „Interne Regelungen – Ihr Freund und Helfer?!“ und entwickelte im Rahmen dessen ein Benchmarking System, mit dem Unternehmen den Status ihrer internen Regelungen mit geringem Aufwand feststellen können.

 

Foto: Bill Lorenz

Dipl. Kfm. Michael Siegmund

Dipl. Kfm. Michael Siegmund, zertifizierter Compliance Officer, ist Gründer und Managing Partner von Ancoreage Management Partners GmbH. Er beschäftigt sich seit mehr als 10 Jahren intensiv mit dem Thema interne Regelungen und unterstützt Unternehmen bei der Komplexitätssenkung und Produktivitätssteigerung ihrer Regelungswesen.

 

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