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Fit & Proper 4.0: Die neuen Leitlinien von ESMA, EBA und EZB

01.06.2018 | Von Dr. Isabella Lechner, Dr. Lukas Röper

Schlagworte : Leitlinien | Richtlinien | EZB | EBA | ESMA

Erschienen in Compliance Praxis 2018, 32 (Heft 2)

Die neuen gemeinsamen Fit & Proper-Leitlinien der ESMA und EBA, die überarbeiteten EBA-Leitlinien zur internen Governance und der aktuelle Fit & Proper-Leitfaden der EZB verlangen Änderungen in der Compliance-Organisation von Kreditinstituten. Passen Sie Ihre internen Fit & Proper-Richtlinien und Ihre Governance jetzt den aktuellen Vorgaben an!

Am 26. September 2017 haben die Europäischen Bankenaufsichtsbehörde (EBA) und die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) ihre gemeinsamen Leitlinien zur Bewertung der Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans und Inhabern von Schlüsselfunktionen veröffentlicht (EBA/GL/2017/12, EBA-Fit & Proper-Leitlinien). Zeitgleich hat die EBA auch ihre überarbeiteten Leitlinien zur internen Governance (EBA/GL/2017/11, EBA-Leitlinien zur internen Governance) veröffentlicht. Die vorgenannten Leitlinien sollen bereits am 30. Juni 2018 in Kraft treten. Mit dem Inkrafttreten der neuen bzw überarbeiteten Leitlinien treten deren Vorgängerbestimmungen – die EBA-Leitlinien zur internen Governance vom 27. September 2011 (GL 44) und die EBA-Leitlinien zur Beurteilung der Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans und Inhabern von Schlüsselfunktionen eines Kreditinstituts vom 22. November 2012 (EBA/GL/2012/06) – außer Kraft.

Darüber hinaus hat die Europäische Zentralbank (EZB) bereits im Mai 2017 einen Leitfaden zur Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit (EZB-Fit & Proper-Leitfaden) veröffentlicht, der sich primär an die unter direkter EZB-Aufsicht stehenden Institute richtet, aber auch für generelle Zuständigkeitsfelder der EZB (zB Neukonzessionierungen, Erwerb qualifizierter Beteiligungen etc) zu beachten ist.

Seit 15. bzw 21. März 2018 liegen die EBA-Leitlinien in den offiziellen Amtssprachen der EU vor. Die Aufsichtsbehörden haben nun bis 21. Mai 2018 Zeit, mitzuteilen, ob sie den Leitlinien nachkommen oder nachzukommen beabsichtigen (sogenannte Compliance-Erklärung), oder die Gründe zu nennen, warum sie dies nicht tun. Da die Vorgaben der EBA-Leitlinien zur formellen Unabhängigkeit nicht im Einklang mit dem österreichischen Gesellschaftsrechtssystem stehen, bleibt abzuwarten, ob die FMA eine gänzliche oder doch nur teilweise „Compliance-Erklärung“ zu den Leitlinien abgeben wird. Mit einer entsprechenden Aktualisierung des FMA-Fit & Proper-Rundschreibens ist zu rechnen, sobald die FMA eine Compliance-Erklärung zu den gegenständlichen Leitlinien abgegeben hat. Angemerkt sei an dieser Stelle weiters, dass bereits ein Gesetzesentwurf zur Änderung des BWG und InvFG 2011 vorliegt (RV 18. April 2018, 106 BlgNR 26. GP), dessen Ziel es ist, den Umfang der Vorgaben, die sich aus den vorgenannten Leitlinien ergeben, zu konkretisieren. Dem Gesetzesentwurf zufolge sollen bspw die Definition der "formellen Unabhängigkeit" für Aufsichtsratsmitglieder sowie eine bestimmte Mindestanzahl formal unabhängiger Mitglieder im Aufsichtsrat (abhängig von der Größe des Kreditinstituts) in das BWG übernommen werden.

Die Ausführungen in diesem Artikel beziehen sich im Wesentlichen auf Kreditinstitute.

Auf einen Blick
  • Keine Vorgaben für eine zwingende ex ante -Eignungsprüfung durch die FMA;
  • Aufsichtliche Überprüfung bestimmter Inhaber von Schlüsselfunktionen, nämlich der Leiter der Risikomanagement-Funktion, der Compliance-Funktion und der Internen Revision;
  • Zweistufiger Ansatz für die Beurteilung der fachlichen Qualifikation von Geschäftsleitern und Aufsichtsräten von Kreditinstituten von erheblicher Bedeutung (Stufe 1: Schwellenwerte; Stufe 2: Ergänzende Beurteilung);
  • Einführung einer neue Methodologie hinsichtlich der Zählung von Mandaten bei Kreditinstituten von erheblicher Bedeutung;
  • Beurteilung der kollektiven fachlichen Eignung der Geschäftsleiter und Aufsichtsräte anhand einer Suitability Matrix;
  • Erfordernis formell unabhängiger Mitglieder im Aufsichtsrat und in seinen Ausschüssen;
  • Unterscheidung zwischen „formeller Unabhängigkeit“ („being independet “) von Aufsichtsratsmitgliedern und „materieller Unabhängigkeit“ („independence of mind “) hinsichtlich sämtlicher Mitglieder des Leitungsorgans;
  • Berücksichtigung von Diversitätsaspekten (Alter, Geschlecht, geographische Herkunft, Ausbildung und praktische Erfahrung) bei der Auswahl der Mitglieder des Leitungsorgans und Festlegung in einer Diversitäts-Richtlinie;
  • Verschärftes Augenmerk auf Schulungen im Hinblick auf die geforderte fachliche Eignung auf laufender Basis.

Abbildung 1: Auf einen Blick

Handlungsbedarf

Auch wenn einige der in den Konsultationspapieren vorgesehenen Verschärfungen keinen Eingang in die finalen Leitlinien gefunden haben, so wurden doch einige Punkte in die EBA-Fit & Proper-Leitlinien und die EBA-Leitlinien zur internen Governance implementiert, die einen nicht unbeträchtlichen Handlungsbedarf begründen.

Die neuen Anforderungen der EBA und EZB erfordern bspw die Aktualisierung interner Governance-Dokumente, wie etwa Fit & Proper-Richtlinien, Diversitäts-Richtlinien, Trainings-Richtlinien, Interessenskonflikt-Richtlinien, Geschäftsordnung des Vorstands sowie des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse etc.

Insbesondere das Erfordernis von unabhängigen Aufsichtsräten und die strukturellen Änderungen hinsichtlich der Zusammensetzung bestimmter Aufsichtsratsausschüsse werden einige Institute (insbesondere solche von erheblicher Bedeutung) und Aufsichtsräte vor Herausforderungen stellen. Abzuwarten bleibt, ob die FMA die überschießenden Vorgaben der EBA in Bezug auf die formelle Unabhängigkeit akzeptieren oder sich zu den Leitlinien doch nur teilweise compliant  erklären wird.

Betrachtet man die gestiegenen Anforderungen (auch in Bezug auf die Fortbildung), werden sich regelmäßige und umfassendere Fit & Proper-Schulungen nunmehr endgültig als Erfordernis in der Praxis etablieren.

Die wesentlichen Neuerungen im Überblick

Keine Vorgaben für eine zwingende ex ante -Eignungsprüfung durch die FMA

Anders als im Konsultationspapier vorgesehen und von vielen befürchtet, beinhalten die finalen EBA-Fit & Proper-Leitlinien keine Vorgaben, wonach eine zwingende ex ante -Eignungsprüfung durch die Aufsichtsbehörde zu erfolgen hat (Rz 174).

Gemäß den Begleitunterlagen des finalen Berichts zu den EBA-Fit & Proper-Leitlinien (Punkt 5.1.C. und Punkt 5.1.D – Option 8) haben bislang etwa die Hälfte aller Aufsichtsbehörden ex ante -Eignungsprüfungen durchgeführt, neun Aufsichtsbehörden, ua die österreichische FMA, ex post -Eignungsprüfungen und der Rest eine Kombination aus beiden Ansätzen. Im Zuge der Erarbeitung der Leitlinien wurden verschiedene Szenarien erwogen – angefangen von einem gänzlichen ex ante -Ansatz (Option 8.A) bis hin zu einem gänzlichen ex post -Ansatz (Option 8.C). Aber auch ein Mix aus beiden Verfahren mit einem grundsätzlichen Zugeständnis zur ex ante -Prüfung bei Leitungsorganen und einer ex post -Prüfung in Ausnahmefällen sowie einem gänzlichen ex post -Ansatz bei Inhabern von Schlüsselfunktionen (Option 8.B) sowie letztlich auch ein „neutraler Ansatz“, der hinsichtlich der Prüfung von Leitungsorganen beide Verfahren (ex ante  und/oder ex post ) für zulässig erklärt und hinsichtlich der Inhaber von Schlüsselfunktionen die ex post -Prüfung vorsieht (Option 8.D), wurden überlegt. Durchgesetzt hat sich schließlich der „neutrale Ansatz“ (S 118-121 des finalen Berichts zu den EBA-Fit & Proper-Leitlinien).

Auch wenn eine ex ante -Prüfung durch die Aufsichtsbehörde den Vorteil bieten würde, dass sämtliche Leitungsorgane vor Übernahme ihrer Funktionen als geeignet eingestuft wären und aufschiebende bzw auflösende Bedingungen in Bestellungsunterlagen obsolet würden, so ist unseres Erachtens – nicht zuletzt aus Praktikabilitäts-, Personal- und Kostengründen – davon auszugehen, dass die Beurteilung der Eignung von Geschäftsleitern und Aufsichtsräten durch die FMA weiterhin nach deren Bestellung, dh ex post,  erfolgen wird.

Aufsichtliche Überprüfung bestimmter Inhaber von Schlüsselfunktionen bei Kreditinstituten von erheblicher Bedeutung

In Bezug auf Kreditinstitute von erheblicher Bedeutung (§ 5 Abs 4 BWG – das sind im wesentlichen Kreditinstitute mit einer Bilanzsumme über 5 Mrd EUR, aber auch die als global systemrelevant oder systemrelevant klassifizierten Institute) sehen die EBA-Fit & Proper-Leitlinien nunmehr auch eine aufsichtliche Überprüfung bestimmter Inhaber von Schlüsselfunktionen (Key Function Holder ) vor. Betroffen sind der Leiter der Risikomanagement-Funktion, der Compliance-Funktion und der Internen Revision (Rz 171f).

Nicht ausgeschlossen werden kann folglich, dass künftig nicht nur Geschäftsleiter und Aufsichtsräte (insbesondere der Aufsichtsratsvorsitzende), sondern auch die vorgenannten Inhaber von Schlüsselfunktionen zu Fit & Proper-Hearings der Aufsichtsbehörde eingeladen werden. Abzuwarten bleibt auch, ob neue Anzeigepflichten ins BWG aufgenommen werden sollen (aktuell ist gem § 73 Abs 1 Z 11 BWG nur der Verantwortliche für die Interne Revision der FMA anzuzeigen). Dem Gesetzesentwurf zur Änderung des BWG (RV 18. April 2018, 106 BlgNR 26. GP) zufolge ist jedoch in Bezug auf Kreditinstitute von erheblicher Bedeutung davon auszugehen.

Zweistufiger Ansatz für die Beurteilung der fachlichen Qualifikation von Geschäftsleitern und Aufsichtsräten von Kreditinstituten von erheblicher Bedeutung

Der EZB-Fit & Proper-Leitfaden sieht einen zweistufigen Ansatz für die Beurteilung der fachlichen Qualifikation von Geschäftsleitern und Aufsichtsräten bedeutender Kreditinstitute vor (S 12ff).

In der Stufe 1  wird die Erfahrung unter der generellen Annahme beurteilt, dass bei Erreichen bestimmter Schwellenwerte (dh Erfüllung einer gewissen Anzahl an Jahren praktischer einschlägiger Erfahrung) ausreichende Erfahrung vermutet wird (S 13):

  • Vorstandsvorsitzender (CEO): 10 Jahre aktuelle praktische Erfahrung in Bereichen mit Bezug zur Banken- oder Finanzdienstleistungsbranche. Dabei sollte ein wesentlicher Anteil auf Positionen in der oberen Führungsebene entfallen.
  • Andere Vorstandsmitglieder: 5 Jahre aktuelle, praktische Erfahrung in Bereichen mit Bezug zur Banken- oder Finanzdienstleistungsbranche in Positionen auf der oberen Führungsebene.
  • Aufsichtsratsvorsitzender: 10 Jahre einschlägige praktische Erfahrung aus jüngster Vergangenheit. Dabei sollte ein wesentlicher Anteil auf Positionen in der oberen Führungsebene entfallen, einschließlich umfangreicher theoretischer Erfahrung im Bankgeschäft oder einem vergleichbaren relevanten Gebiet.
  • Aufsichtsratsmitglieder: 3 Jahre einschlägige praktische Erfahrung in oberen Führungspositionen aus jüngster Vergangenheit (einschließlich theoretischer Erfahrung im Bankgeschäft). Praktische Erfahrung aus dem öffentlichen und akademischen Bereich kann je nach Position auch einschlägig sein.

Auch wenn diese Schwellenwerte nicht erreicht werden, kann das betreffende Mitglied als geeignet erachtet werden. Das beaufsichtigte Unternehmen hat dies jedoch im Zuge einer ergänzenden Beurteilung (Stufe 2 ) angemessen zu begründen (zB Schulungsplan bei teilweise fehlender Erfahrung in einem spezifischen Bereich etc) (S 13f).

Neue Methodologie hinsichtlich der Zählung von Mandaten bei Kreditinstituten von erheblicher Bedeutung

Durch die EBA-Fit & Proper-Leitlinien wird eine neue Methodologie hinsichtlich der Zählung von Mandaten (vgl §§ 5 Abs 1 Z 9a und 28a Abs 5 Z 5 BWG) bei Kreditinstituten von erheblicher Bedeutung eingeführt. Grundsätzlich gilt weiterhin das Konzern- bzw Gruppenprivileg, wonach Mandate innerhalb eines Konzerns als 1 Mandat gelten. Beim Beteiligungsprivileg, dh hinsichtlich Mandaten in Unternehmen, die nicht dem Konzern angehören, an denen das Kreditinstitut aber eine qualifizierte Beteiligung hat, wird die Sonderzählweise nunmehr jedoch konservativer angewandt. Die gegenständlichen Leitlinien sehen nunmehr vor, dass Mandate in Unternehmen, die nicht dem Konzern angehören, an denen das anzeigende Kreditinstitut aber eine qualifizierte Beteiligung hält, zwar weiterhin als 1 Mandat zu zählen sind, doch gilt dieses Mandat nun als separat zu zählendes Mandat neben jenem im Konzern (Rz 53f) (insgesamt sind somit 2 Mandate zu zählen). Mit dieser Zählweise folgen die Leitlinien dem konservativen Ansatz des EZB-Fit & Proper-Leitfadens (S 21).

Kreditinstitute von erheblicher Bedeutung bzw deren Geschäftsleiter und Aufsichtsräte sind – wenn sich die FMA der neuen Methodologie anschließt – gut beraten, zu prüfen, ob die Mandatsobergrenzen durch die neue Zählweise weiterhin eingehalten werden.

Kollektive fachliche Eignung der Leitungsorgane

Ein erhöhtes Augenmerk legen die EBA-Fit & Proper-Leitlinien auch auf die Beurteilung der kollektiven fachlichen Eignung der Leitungsorgane (Geschäftsleiter, Aufsichtsrat). Die Beurteilung soll getrennt nach Aufsichtsrat und Geschäftsleiter erfolgen. Die neuen Leitlinien sehen hierbei grds die Verwendung einer komplexen „Suitability Matrix“  (Eignungsmatrix) vor (Rz 151), die wohl – unter Berücksichtigung des Proportionalitätsprinzips – an die Größe, Organisation und Komplexität des jeweiligen Instituts und die Aufgaben des betroffenen Leitungsorgans anzupassen sein wird. Alternativ dazu können die Institute auch ihre eigene Methodologie erstellen/verwenden, haben hierbei aber ebenfalls die Vorgaben und Kriterien der EBA-Fit & Proper-Leitlinien zu berücksichtigen (Rz 151).

Abbildung 2: Suitability Matrix

Formelle Unabhängigkeit („being independent“) der Mitglieder des Aufsichtsrates von CRD-Instituten

Die neuen EBA-Fit & Proper-Leitlinien sowie die aktualisierten EBA-Leitlinien zur internen Governance statuieren klare Vorgaben in Bezug auf die formelle Unabhängigkeit („being independent “) der Mitglieder des Aufsichtsrates von CRD-Instituten („CRD-Institut“ = Kreditinstitute und Wertpapierfirmen iSd Art 4 Abs 1 Z 1 und 2 CRR):

  • Auslegung des Begriffs „formelle Unabhängigkeit“: Vorab sei an dieser Stelle erwähnt, dass die formelle Unabhängigkeit von Aufsichtsratsmitgliedern nicht neu ist; so hat bspw bereits § 63a Abs 4 BWG iZm dem Prüfungsausschuss diesbezügliche Vorgaben statuiert. Wesentlich ist aber, dass das BWG den Begriff der „formellen Unabhängigkeit“ von Aufsichtsratsmitgliedern aktuell weniger streng auslegt (unabhängig von der Geschäftsleitung) als die neuen EBA-Fit & Proper-Leitlinien (kein Naheverhältnis zum kontrollierenden Aktionär/Gesellschafter, keine Beratungstätigkeit für das Kreditinstituts innerhalb eines gewissen Zeitraums, keine wesentliche Geschäftsbeziehung zum Kreditinstitut etc) (Rz 81+91). Die Leitlinien führen einen Katalog an Situationen an, bei deren Vorliegen eine Abhängigkeit zu vermuten ist (Rz 91); erfreulich ist immerhin, dass diese Vermutung widerlegbar sein soll (Rz 92). Angemerkt sei, dass dem Gesetzesentwurf zur Änderung des BWG (RV 18. April 2018, 106 BlgNR 26. GP) zufolge die in den EBA Leitlinien enthaltene Definition der „formellen Unabhängigkeit“ in das BWG übernommen werden soll.
  • Anzahl unabhängiger Aufsichtsratsmitglieder: Gemäß den EBA-Fit & Proper-Leitlinien müssen alle börsennotierten CRD-Institute und CRD-Institute von erheblicher Bedeutung eine „ausreichende Anzahl“ unabhängiger Mitglieder haben (Rz 89 (a)); nicht börsennotierte CRD-Institute und CRD-Institute von nicht erheblicher Bedeutung mindestens 1 unabhängiges Mitglied (Rz 89 (b)). Die ausreichende Anzahl muss in Bezug auf die Kapitalvertreter vorliegen (dh Arbeitnehmervertreter werden hierbei nicht mitgezählt) (Rz 89), wobei auch hier das Proportionalitätsprinzip zu berücksichtigen ist. Nach den Vorgaben des Gesetzesentwurfs ist angedacht, dass mindestens 1 Aufsichtsratsmitglied formal unabhängig sein muss, bei Kreditinstituten von erhehblicher Bedeutung hingegen mindestens 2. Angemerkt sei noch, dass die nationale Aufsichtsbehörde inländische Konzerntöchter zur Gänze vom Erfordernis formell unabhängiger Aufsichtsratsmitglieder ausnehmen kann (Gleiches gilt für Wertpapierfirmen von nicht erheblicher Bedeutung) (Rz 89 (b) (i)+(ii)). Eine diesbezügliche Ausnahme für 100%-Konzerntöchter (sofern sie nicht von erheblicher Bedeutung sind und keine übertragbaren Wertpapiere ausgeben, die zum Handel am geregelten Markt zugelassen sind) soll laut der vorgenannten Regierungsvorlage in das BWG implementiert werden.
  • Aufsichtsratsausschüsse: Die EBA-Leitlinien zur internen Governance statuieren für nachfolgende Aufsichtsratsausschüsse Unabhängigkeitserfordernisse:Prüfungsausschuss:  Bei Kreditinstituten von erheblicher Bedeutung müssen die Mitglieder des Prüfungsausschusses, insbesondere der Vorsitzende und der Finanzexperte, mehrheitlich unabhängig sein (Rz 50 der englischen Fassung bzw Rz 51 der deutschen Fassung der EBA GL zur internen Governance iVm § 63a Abs 4 BWG). Dies war zwar schon bisher in § 63a Abs 4 BWG normiert, doch sei an dieser Stelle nochmals darauf hingewiesen, dass das BWG und die EBA-Fit & Proper-Leitlinien den Begriff „formelle Unabhängigkeit“ unterschiedlich auslegen (siehe oben). Nach den Erläuterungen zur RV (18. April 2018, 106 BlgNR 26. GP) soll der Begriff „unabhängig“ in Bezug auf den Prüfungsausschuss weiterhin auf Basis der bisherigen Vorgaben und somit abweichend vom „neuen“ Begriff der formellen Unabhängigkeit definiert werden.
  • Vergütungsausschuss: Bei Kreditinstituten von erheblicher Bedeutung müssen – unter Verweis auf die EBA/GL/2015/22 vom 21. Dezember 2015 (EBA-Vergütungsleitlinien) – der Vorsitz und die Mehrheit der Mitglieder des Vergütungsausschusses unabhängig sein (Rz 50 der englischen Fassung bzw Rz 51 der deutschen Fassung der EBA GL zur internen Governance).
  • Nominierungsausschuss:  Bei den als G-SII (global systemical important institutions) und O-SII klassifizierten Instituten (other systemical important institutions) ist ein mehrheitlich unabhängiger Nominierungsausschuss einzurichten; insbesondere soll auch der Vorsitzende unabhängig sein (Rz 51 der englischen Fassung bzw Rz 52 der deutschen Fassung der EBA GL zur internen Governance). In anderen Kreditinstituten von erheblicher Bedeutung hat der Nominierungsausschuss aus einer ausreichenden Anzahl unabhängiger Mitglieder zu bestehen – im Sinne einer „good practice“ sollte auch hier der Vorsitzende unabhängig sein (Rz 51 der englischen Fassung bzw Rz 52 der deutschen Fassung der EBA GL zur internen Governance). Angemerkt sei, dass nach dem Gesetzesentwurf zur Änderung des BWG (RV 18. April 2018, 106 BlgNR 26. GP) die Vorgaben eines formell unabhängigen Vorsitzenden und einer Mehrheit formell unabhängiger Nominierungsausschussmitglieder nicht in das BWG übernommen werden sollen.
  • Risikoausschuss:  Bei den als G-SII und O-SII klassifizierten Instituten ist der Risikoausschuss mehrheitlich mit unabhängigen Mitgliedern zu besetzen; insbesondere sollte auch der Vorsitzende unabhängig sein (Rz 53 der englischen Fassung bzw Rz 54 der deutschen Fassung der EBA GL zur internen Governance). In anderen Kreditinstituten von erheblicher Bedeutung, hat sich der Risikoausschuss aus einer ausreichenden Anzahl unabhängiger Mitglieder zusammenzusetzen – auch hier sollte, sofern möglich, der Vorsitzende unabhängig sein (Rz 53 der englischen Fassung bzw Rz 54 der deutschen Fassung der EBA GL zur internen Governance). Nach den Erläuterungen zur RV (18. April 2018, 106 BlgNR 26. GP) sollen künftig der Vorsitzende sowie die Mehrheit der Mitglieder des Risikoausschusses formell unabhängig sein.

Angemerkt sei an dieser Stelle, dass nach den Vorgaben der EBA-Leitlinien zur internen Governance nicht alle Ausschüsse gleich besetzt sein sollen (Rz 48 der englischen Fassung bzw Rz 49 der deutschen Fassung der EBA GL zur internen Governance). In Bezug auf den Risikoausschuss halten die Leitlinien ferner ausdrücklich fest, dass dessen Vorsitzender nicht auch Vorsitzender anderer Ausschüsse und auch nicht Aufsichtsratsvorsitzender sein soll (Rz 53 der englischen Fassung bzw Rz 54 der deutschen Fassung der EBA GL zur internen Governance).

Abbildung 3: Erfordernis formell unabhängiger Mitglieder im AR und in AR-Ausschüssen von CRD-Instituten [„CRD-Institut“ = Kreditinstitute und Wertpapierfirmen iSd Art 4 Abs 1 und 2 CRR1]

Materielle Unabhängigkeit („independence of mind“) der Mitglieder des Leitungsorgans

Von der formellen Unabhängigkeit („being independent “) ist die materielle Unabhängigkeit („independence of mind “/Unvoreingenommenheit) zu unterscheiden (EBA-Fit & Proper-Leitlinien, Rz 79ff). Die materielle Unabhängigkeit, die bei allen Mitgliedern des Leitungsorgans (Geschäftsleiter, Aufsichtsrat) vorliegen muss, bezieht sich auf die Freiheit, eigene objektive und unabhängige Entscheidungen treffen zu können, und das Nichtvorliegen von Interessenskonflikten (EBA-Fit & Proper-Leitlinien, Rz 80 und 82ff).

Vorgesehen ist, dass die Institute (aktuelle und potenzielle) Interessenskonflikte der Leitungsorgane anhand ihrer Interessenkonflikt-Richtlinien ermitteln (Rz 84).

Die EBA-Fit & Proper-Leitlinien listen in einem Katalog Situationen auf, bei deren Vorliegen ein Interessenskonflikt zu vermuten ist (zB wirtschaftliche Interessen aufgrund des Haltens von Geschäftsanteilen; persönliche oder berufliche Beziehung zu Aktionären/Gesellschaftern, die eine qualifizierte Beteiligung halten, oder zu Mitarbeitern des Kreditinstituts; etc) (Rz 84). Auch der EZB-Fit & Proper-Leitfaden führt in einer nicht abschließenden Tabelle Situationen an, bei denen ein wesentlicher Interessenskonflikt vermutet wird (S 19). Kreditinstitute, die der direkten Aufsicht der EZB unterliegen, sind somit gut beraten, auch die im EZB-Fit & Proper-Leitfaden genannten Situationen bei der Beurteilung eines möglichen Interessenkonflikts zu berücksichtigen.

Berücksichtigung von Diversitätsaspekten

Abgesehen von den Eignungskriterien normieren die EBA-Fit & Proper-Leitlinien, dass Diversitätsaspekte nach Alter, Geschlecht, (sofern zulässig) geographischer Herkunft, Ausbildung und praktischer Erfahrung bei der Auswahl der Mitglieder des Leitungsorgans (Geschäftsleiter, Aufsichtsrat) zu berücksichtigen und diese in einer Diversitäts-Richtlinie festzuschreiben bzw in die interne Fit & Proper Richtlinie zu implementieren sind (Rz 105ff+111).

Abbildung 4: Diversitätsaspekte

Sicherstellung der fachlichen Eignung auf laufender Basis

Die fachliche Eignung der Leitungsorgane und der Inhaber von Schlüsselfunktionen ist auf fortlaufender Basis durch die beaufsichtigten Unternehmen sicherzustellen. In diesem Zusammenhang schreiben die EBA-Fit & Proper-Leitlinien unter anderem die Erstellung bzw Implementierung einer Trainings-Richtlinie („Richtlinien und Verfahren zur Einführung und Schulung von Mitgliedern des Leitungsorgans“) sowie laufende Trainings (Rz 94ff) ausdrücklich vor.

Bei den regelmäßigen Überprüfungen der fachlichen Eignung sind Nachweise über Schulungen und Weiterbildungen ein wesentliches Element. Bei Neu- oder auch Wiederbestellungen als Geschäftsleiter oder Aufsichtsrat (sowie künftig wohl auch hinsichtlich bestimmter Inhaber von Schlüsselfunktionen) sollte frühzeitig mit der Vorbereitung auf die FMA-Hearings begonnen werden.

Auflistung der mit der Anzeige vorzulegenden Dokumente

Anhang III der EBA-Fit & Proper-Leitlinien listet jene Dokumente auf, die nach Ansicht der EBA bei der Anzeige an die Aufsichtsbehörde zu übermitteln sind. Es ist folglich nicht auszuschließen, dass die FMA im Zuge der Aktualisierung ihres Fit & Proper-Rundschreibens den Katalog der mit der Anzeige beizubringenden Dokumente im Sinne der gegenständlichen Leitlinien ergänzen wird.

Die Autoren

Dr. Isabella Lechner

Dr. Isabella Lechner ist Manager und Rechtsanwältin bei PwC Legal Austria (oehner & partner rechtsanwaelte gmbh) und ist auf Gesellschaftsrecht spezialisiert. Ihr Schwerpunkt liegt hier insbesondere in den Bereichen Entity Governance und Compliance (EGC). Zuvor war sie als In-House Counsel in einem großen europäischen Kreditinstitut tätig, wo sie unter anderem mit Fit & Proper-Themen betraut war. Als Rechtsanwältin war sie in einer renommierten Wiener Rechtsanwaltskanzlei tätig. Tel: +43 1 384 05 50, E-Mail: isabella.lechner@pwc.com 

Dr. Lukas Röper

Dr. Lukas Röper ist Partner und Rechtsanwalt bei PwC Legal Austria (oehner & partner rechtsanwaelte gmbh) und leitet die Financial Services Rechtspraxis mit Schwerpunkt auf Finanzierungen, Aufsichtsrecht und Kapitalmarkttransaktionen. Zuvor war er General Counsel internationaler Bankengruppen und fungierte als Aufsichtsrat. Als Rechtsanwalt war er in internationalen Anwaltskanzleien in Wien und London tätig. Tel: +43 1 384 05 50, E-Mail: lukas.roeper@pwc.com 

 

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